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Hace unos días, cosas de pasearse un sábado por la mañana por el centro de Valencia y sus librerías, terminé leyendo el libro de Marie Kondo: La magia del orden.
En él, la escritora/asesora japonesa nos expone su método, el método Konmari, para organizar nuestro entorno.

Su sistema se basa, principalmente, en eliminar todo aquello por lo que no sintamos una verdadera relación de necesidad o de conexión. Aunque pueda parecer un poco alternativa la idea, se trata de un concepto que bien explicado tiene mucho sentido.

Así, Kondo nos propone una interesante idea centrada en el objetivo de reducir al máximo el número de cosas que almacenamos. Junto con otros pequeños trucos de organización, su propuesta fundamental pasa por ordenar todo de una vez, y sólo mantener con nosotros aquellos objetos por los que se nos despierte algo al tenerlos entre las manos.

Qué he aprendido

Pese a lo peculiar del planteamiento, durante estos días de organización global me he dado cuenta de la cantidad increíble de objetos que mantenemos con nosotros excusándonos en el por si acaso o en el me sabe mal tirarlo, está nuevo. Aplicando el método konmari, me he deshecho (y no es coña) de más de 8 bolsas de basura llenas de ropa y de otras tantas de objetos innecesarios y papeleo redundante.

Aprender a eliminar de nuestra vida aquello verdaderamente superfluo, que no aporta nada, y que sólo coge polvo, ha resultado ser una actividad reveladora que me ha permitido aplicarla, no sólo a cosas tan sencillas como la ropa, sino a otros elementos tanto físicos como mentales de carácter más emocional.

Lo positivo del método

  • Fundamentalmente su sencillez. Hablamos de un método que se aplica sin que se requiera nada especial, salvo tiempo.
  • Su universalidad. Vale tanto para la cocina como para el baño. Para nuestra vida en casa como en el trabajo. Para nuestros papeles de estudio como para el correo electrónico.
  • Su vertiente psicológica. Hay un componente fundamental en el proceso que tiene mucho más que ver con nuestra mente que con nuestro entorno físico. Cuando nos decidimos por tirar algo, en algunas ocasiones, liberamos de nuestra mochila vital el peso de ese objeto y su historia. Es un ejercicio de purificación y “reseteo” de la mente muy positivo.
  • El resultado final. Una vez llegamos al punto en el que tenemos todo nuestro alrededor organizado y limpio, nuestra vida, nuestra rutina, recibe un soplo de aire fresco que nos carga de energía positiva desde buena mañana.

Lo negativo del método

  • Se trata de un método costoso. Aunque, aparentemente, parece sencillo, limpiar y organizar toda la casa lleva mucho tiempo y mucha energía. Hablamos de un esfuerzo físico importante que nos dejará exhaustos por varios días.
  • También sufriremos agotamiento mental. Se produce, paralelamente al cansancio físico, un desgaste mental producido por varios aspectos: tenerlo todo desorganizado antes de poder empezar, que el proceso se empiece a eternizar, etc.

Mis recomendaciones

A pesar de que el resultado final es incuestionable y la sensación de estar viviendo en un entorno organizado, limpio y que sigue un criterio claro de orden, es muy positiva; aplicar el Método Konmari cuesta lo suyo. Así que aquí tenéis algunas recomendaciones:
1. Paciencia: es fundamental que os carguéis de paciencia desde el primer día.
2. Todo listo: tened a mano todo lo que vayáis a necesitar, desde los utensilios de limpieza, cajas para organizar, bolsas de basura, etc., hasta el sitio donde ir dejando cada cosa.
3. Youtube: En internet y, especialmente, en Youtube, tenéis miles de vídeos con información acerca de este método, y otros similares, que os van a ser de gran ayuda a la hora de aplicarlo.

Resulta fundamental que se entienda que el verdadero motivo de tener un entorno organizado es que reflejará nuestro interior. Cuanto más limpio, simple y ordenado tengamos nuestra casa, tanto así tendremos nuestra cabecita.

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Quiero volver a escribir.

Es un hecho que llevo demasiado tiempo dándole vueltas a cómo enfocar el blog, qué es lo que al resto del mundo puede interesarle.

Me he pasado demasiado tiempo analizando, planificando y reflexionando acerca de eso sin entender que lo básico, lo fundamental, lo que convierte a un blog en una herramienta de comunicación maravillosa es que sencillamente me tengo que decidir a escribir lo que a mi me apetezca.

Y eso es lo que voy a intentar hacer a partir de ahora.

Sin presiones, sin complicaciones, sin grandiosos temas que tratar obligatoriamente.

Sencillamente dando rienda suelta a aquellos temas que me importan, que me parezcan curiosos, interesantes o ni siquiera eso.

Volvamos a empezar.

Resulta curiosa la cantidad de artículos relacionados con la productividad personal que pretenden darnos una visión de lo que esos seres tan geniales conocidos como “personas hiperproductivas” realizan en su día día.

Es como si imitándoles, encontrásemos la piedra filosofal y nos convirtiéramos en los próximos Steve Jobs.

Veamos, como ejemplo, este artículo publicado en Techcrunch y titulado de forma rimbombante como 9 things the most productive people do every day (Las 9 cosas que las personas más productivas realizan cada día).

1. Leer

  • Esto es bastante obvio ya de por sí pero, por si acaso, lo recalcan. Leer culturiza, leer mejora nuestra creatividad, nuestra capacidad de expresión tanto oral como escrita, nos mejora como personas. Me parece bien aunque no encuentre una relación directa con la productividad personal.

2. Dormir

  • Sigamos con lo evidente. Las personas super productivas… ¡duermen! Lo creas o no, necesitan dormir. No contentos con ello recomiendan echarse una siesta de entre 1 y 2 horas algo que, desde mi punto de vista, no es que no sea positivo sino que es hasta desaconsejable.

3. Comer en casa

  • Para empezar: quien pueda. Pero más allá de eso ¿por qué? Según explica el artículo porque tardan en servirte (asumiendo que comes fuera y no tu comida en el trabajo). Lo increíble es que aseguran que ahorras entre 1 y 2 horas por hacer comidas de ¡ 10 minutos ! Otro gran consejo… para morir temprano.

4. Desházte de cosas

  • Junto con esta nueva corriente de coaching y productivdad ha venido aparejada una adaptación de la cultura oriental asociada al Zen y a eso que aquí en occidente se ha llamado mindfulness. Lo cierto es que está genial eso de aplicar cosas como simplificar, deshacerse de lo que no es importante, etc. Pero una cosa es ser una persona organizada y otra pretender que por tener la mesa completamente vacía y siguiendo el Feng Shui, te aparezca la inspiración y te conviertas en super productivo. No funciona. Os lo digo yo.

5. Sin noticias

  • Olvídate de la actualidad. Olvídate de lo que sucede en el mundo, porque a ti te da igual, eres alguién súper productivo al que se la trae floja lo que a día de hoy pasa en su entorno. Consejazo ¿eh?

6. Sin reuniones

  • Que las reuniones son a veces una completa pérdida de tiempo es un hecho. Ahora bien, algunas son necesarias y correctamente enfocadas son tremendamente productivas (luego estos gurús del coaching vienen con que si brainstorming y sinergias).

7. Sin teléfono

  • Probablemente lo único sensato del artículo pero que se ha repetido hasta la saciedad. Olvidarse de las redes sociales y del teléfono sí que produce un aumento increíble de la productividad siempre y cuando lo asocies con estar centrado y dedicado a tu trabajo.

8. Email

  • Yo no sé la obsesión que tiene la gente con la gestión del correo electrónico. Asumo que se tienen que pasar media mañana dándole al botón actualizar porque de otro modo no lo entiendo. Al final se trata simplemente de reservar esos momentos muertos entre tareas importantes para manejar los correos que te llegan y organizarlos correctamente. No es tan complicado.

9. Experiencias

  • O ¿a qué huelen las cosas que no huelen? Porque lo que en realidad quiere decir es sencillamente que la productividad mejora con un cambio de enfoque que es, a su vez, recalcar la importancia de una actitud positiva en la vida. ¡Vaya descubrimiento! ¿eh?

Conclusiones

Al final uno termina dándose cuenta de que todos estos artículos repiten hasta la saciedad los mismos conceptos, conocidos de hace años, pero usando palabras grandilocuentes para convencernos de que existe una respuesta simple para la clave del éxito profesional. Humo y más humo en una sociedad que siempre anda buscando atajos.

Para no ser menos, aquí van mis tres consejos para ser una persona altamente productiva:

  1. Ama lo que haces.
  2. Disfruta mientras lo haces.
  3. Nunca dejes de soñar despierto.

¿Veis? Yo también se vender humo a lo Coelho.

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Hace unos cuantos meses decidí tomar una decisión extraña. Digo extraña porque en principio se apartaba un poco de lo que normalmente se espera que uno haga: decidí volver a matricularme en la universidad y, además, hacerlo en un área que poco o nada tenía que ver con la actividad profesional que desarrollo.

Se trataba de algo personal, algo conmigo mismo, sin nadie más involucrado. Una especie de autocompromiso

Lo complicado de este tipo de compromisos es que no tienes a nadie que alcance a entender por completo el por qué de ellos. Es difícil de comprender la razón que hay detrás de emplear tu tiempo libre, el que ya honradamente te ganas dedicando más de 8 horas de tu vida diaria, en seguir esforzándote en un objetivo distinto, alejado de lo que normalmente haces, alejado incluso de lo que se presupone que debería gustarte.

Ha habido gente que se ha cuestionado los motivos, que incluso ha pensado que eran más locura transitoria que verdadero compromiso con uno mismo. También los ha habido que han llegado a ridiculizar, si no menospreciar, lo complejo del desafío. No han logrado entender el verdadero por qué.

Siempre he pensado en la vida como si de una carretera se tratase en la que, pese a sostener el volante del coche, no tienes ni idea de qué dirección puede tomar el camino. Nuestra capacidad de control es tan reducida que hay momentos en los que uno no sabe si va o viene, si se acerca o se aleja, o, en muchos casos, si realmente hay un destino al que dirigirse.

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Han pasado ya más de 8 meses desde que tomé esa decisión y he llegado a la primera de las paradas. Echando la vista atrás he disfrutado como un enano de esta experiencia que me ha llevado a terminar con éxito el primer curso del Grado en Psicología a través de la UNED. Ha sido un viaje excitante, un viaje de descubrimiento interior, de cambios, de enfoques distintos.

Por primera vez en mi vida he encontrado que la verdadera motivación, la que funciona, al menos la que me funciona a mí, es la que he establecido conmigo mismo, delimitando mis metas con la única recompensa de mi propia satisfacción y entendiendo que la magia está en saborear cada paso del camino.

Sólo me ha costado 30 años descubrirlo.

A por la siguiente estación.

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De un tiempo a esta parte estoy intentando, que no significa que esté logrando siempre, aplicar una especie de principio: hacer las cosas despacio.

En un mundo en el que nos movemos frenéticamente con la multitarea como abanderada (por error) de la productividad personal, he descubierto en el placer de hacer las cosas con calma, con la medida paciencia que nos permita saborear el momento y disfrutar ya no sólo de los resultados sino del camino que lleva a ellos, una nueva forma de vida.

Imagina por un momento aquello que estás haciendo: estudiando, trabajando, incluso viendo la tele. Analiza (y se honesto) cuánta atención estás poniendo en la tarea que realizas, cuánto cuidado y dedicación le estás dando, y cuántas tareas más estás haciendo “simultáneamente”.

Y pongo esa palabra entre comillas porque tienes que asumir algo: no podemos mantener el foco en dos cosas a la vez. No digo los hombres, que os veo venir guapas, digo en general, el ser humano.

Nuestro cerebro puede hacer simultáneamente muchísimas cosas: respira, el corazón bombea, el estómago digiere, los sentidos envían la información exterior a nuestro cerebro, el cerebro procesa todo esto… Pero conscientemente sólo podemos poner atención a una.

El falso concepto de la multitarea

Así que cuando alguien te dice que le encanta la multitarea y que se siente super productivo cada vez que se sumerge en hacer 4 o 5 cosas a la vez, habrías de ser buena persona y enseñarle dos importantes lecciones: no hace ninguna de esas cosas a la vez y es altamente probable que el resultado de ellas sea mucho peor (en términos de eficiencia) que si las hiciera por separado, cuidadosamente y con mimo.

El cerebro requiere de un tiempo para enfocarse, como si de una lente de una cámara fotográfica se tratase. Cada vez que conmutamos de tarea obligamos al cerebro a realizar este enfoque con el consumo de tiempo y de recursos que esto conlleva.

Haz una cosa, hazla despacio, disfrútala.

Muchas veces me he visto en medio de la vorágine de la multitarea y en algunos casos he intentado encontrar el motivo. Además de la ya conocida percepción de que estamos haciendo más que si nos dedicásemos a una sola tarea, hay otro elemento importante: no disfrutamos de la tarea y por eso conmutamos constantemente, buscando en el resto de las tareas una forma de liberación del estrés que genera la tarea desagradable.

Tal vez la perspectiva con la que afrontamos las actividades sea la que no es correcta y un pequeño cambio en la óptica a la hora de ponernos manos a la obra pueda suponer un cambio sustancial.

Así que en esas ando: cada tarea que tengo que realizar comienza con un proceso de eliminación de cualquier tipo de distractor, una evaluación de aquellas cosas que me gustan de la tarea y de por qué voy a disfrutar haciéndola y, durante el tiempo que la estoy realizando, un estado de sensación de inmersión total en ella: somos la tarea y yo y el resto del mundo ha dejado de existir.

Ya digo que no siempre funciona, pero puedes probar con cosas tan simples como comer. Yo como a una velocidad que pone en entredicho la Teoría de la Relatividad de Einstein, pero estoy empezando a intentar saborear cada bocado, de verdad, intentando descubrir sabores, texturas…

En definitiva se trata sencillamente de sentir el momento presente como el que de verdad importa, aprender a disfrutarlo sin pensar en nada más y dejar el futuro para cuando llegue.

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Una de las herramientas fundamentales a la hora de multiplicar nuestra productividad personal es nuestra fuerza de voluntad.

El problema es que ésta, como herramienta, quizá no esté preparada y con una puesta a punto capaz de responder ante las necesidades que se le presenten.

Por eso, como una forma de engrasar y afilar esta herramienta, debemos complementarla y ayudarla con pequeños pasos previos que pueden suponer un gran cambio al final.

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Distractores ¿Qué son?

Por distractor entendemos aquel elemento que nos fuerza a cambiar de foco y, por tanto, a perder la concentración de lo que estamos haciendo.

Existen dos tipos de distractores:

  • Los distractores internos: son aquellos que tienen que ver con nuestro propio estado mental y nuestra capacidad de concentrarnos. Un problema familiar, de pareja, laboral, etc. que contínuamente está pasando por nuestra cabeza es un ejemplo claro de distractor interno.
  • Los distractores externos: relacionados con los elementos a nuestro alrededor que pueden desconcentranos.

¿Cómo evitarlos?

Hoy nos vamos a fijar en los externos porque son, en mayor medida, los que podemos más fácilmente erradicar de nuestro entorno.

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Cuando nos decidimos a comenzar una tarea el paso previo que debemos realizar para estar en condiciones de alcanzar un buen grado de concentración en ella es eliminar de nuestro alrededor todos y cada uno de los elementos que consideramos posibles distractores externos.

Os pongo una lista ejemplo:

  • Teléfono móvil: apagarlo o, al menos, colocarlo en silencio para que ninguna de sus notificaciones nos afecte durante el tiempo que estamos trabando.
  • Televisión y otros dispositivos: En la actualidad disponemos de un sinfín de aparatos que pueden terminar por distraernos. Apagados.
  • El ordenador: Asumo que muchos de los que leéis esto tenéis que trabajar por fuerza con un ordenador y, por tanto, queda descartado apagarlo, pero…:
    • Deshabilita cualquier tipo de notificación.
    • Cierra todos los programas de mensajería instantánea (incluso los que vienen integrados en las aplicaciones web).
    • Evita entrar en ninguna red social salvo que sea imprescindible y en tal caso céntrate en la tarea que vas a realizar.
    • Si trabajas con música, prepárate de antemano una playlist que supere con creces el tiempo que tienes pensado dedicarle al trabajo.

Al final todo esto reduce a que elimines de tu alrededor todo aquello que consideres que en un determinado momento puede hacerte cambiar de contexto y, por lo tanto, perder el hilo de lo que estabas haciendo.

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Son sólo ejemplos y eres tú el que debes adecuarlo a tus necesidades.

En mi caso estoy empezando a ocultar la barra de inicio para no centrarme en el reloj y no preocuparme más que de aquello que estoy haciendo.

Esto sólo es el paso previo y en nada garantiza alcanzar los objetivos propuestos: detrás queda mucho más trabajo que realizar. El siguiente paso lo tenéis excelentemente explicado en este artículo sobre consecución de metas (http://psicoesfera.wordpress.com/2013/09/10/el-ano-empieza-en-septiembre-consigue-tus-metas/).

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Lo he leído ya tantas veces en tantos sitios que algo de razón tiene que haber en ello.

Los que trabajamos frente a un PC con conexión a internet y somos usuarios intensivos de la red tenemos un problema relativamente severo con nuestra productividad.

Si os fijáis, tanto los navegadores como el resto de aplicaciones nos empujan hacia la multitarea. En mi caso abro el navegador y casi por defecto tengo cuatro o cinco pestañas ya abiertas: el correo, alguna red social, un buscador y la web que esté en ese momento visitando.

Sobre esta base voy moviéndome a través de enlaces, recursos, etc., incrementando en muchas ocasiones el número de pestañas hasta números que superan la veintena.

En definitiva algo inmanejable y que mina considerablemente mi productividad.

Si a esta receta le añadimos el ingrediente de la asincronía de las redes sociales: cóctel explosivo.

Una posible solución.

Soluciones ante este problema las podéis encontrar en cualquier rincón de la red, ahora que está muy de moda eso del “coaching 2.0” y en número tan grande que es muy posible que se contradigan unas con otras.

Mi experiencia me dice que hay dos que son claves a la hora de evitar este problema:

  1. Define un plan muy específico. Es cuestión de dedicarle unos pocos minutos antes de ponernos a trabajar a definir de forma esquemática cómo nos vamos a mover durante nuestra jornada laboral. No tiene que ser algo estricto, que ya sabemos todos que los fuegos van apareciendo solos, pero sí algo lo suficientemente definido como para que no perdamos tiempo pensando por dónde hemos de ir.
  2. Monotarea. Esta es la clave. Siempre he tenido la falsa sensación de que cuantas más cosas haga simultáneamente más productivo soy. Es un error común y fundamental contra nuestra eficiencia. Una vez que en el punto 1 has decidido qué vas a hacer en la próxima hora, dedícate a hacer eso y nada más que eso. Enfoca toda tu capacidad en terminar esa tarea. No te disperses.

Lo demás viene como añadido a estas dos reglas. Tómate descansos, da rienda suelta a tus necesidades sociales en ellos, define bloques de trabajo que se adapten correctamente a tu forma de trabajar.

Es fundamental que te estudies y aprendas a conocer de qué modo te desenvuelves mejor, durante cuánto tiempo puedes permanecer concentrado, etc.

Al fin y al cabo somos diferentes y no necesariamente las mismas técnicas específicas funcionarán igual en unos que en otros.

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En el día a día muchas veces solemos quejarnos de que no disponemos del tiempo suficiente para completar todo aquello que nos habíamos propuesto y, en muchas ocasiones, un problema bastante simple subyace a esta situación: la no existencia de un plan de trabajo definido.

Cuando iniciamos la jornada tenemos en la cabeza o anotadas en alguna agenda, papel, post-it o similar, un conglomerado de ideas/tareas que debemos llevar a cabo. Pero toda esa información está sin clasificar y, lo que es todavía peor, sin definir.

Conceptos tan vagos como “estudiar matemáticas” o “escribir en el blog” no sirven prácticamente para nada.

Define tus tareas.

A la hora de preparar el plan de trabajo es fundamental que definas de forma muy concreta qué tareas son las que tienes que llevar a cabo. Así, de “estudiar matemáticas” podríamos pasar a “revisar Tema 1 de matemáticas y pasar a limpio apuntes Tema 2” o en lugar de “escribir en el blog”, “artículo sobre situación política actual en blog”.

Son pequeños detalles que a priori parecen innecesarios pero que durante la jornada van a sernos tremendamente útiles.

El tiempo que perdemos cada vez que tenemos que definir claramente cuál es el siguiente paso en una tarea termina por difuminarnos y restarnos motivación y capacidad de esfuerzo.

Redacta un plan realista.

Con las tareas concretas ya en la mano ahora toca redactar una lista de actividades/objetivos para nuestro día de trabajo.

Los seres humanos, en general, tenemos la tendencia a acabar cayendo en el “complejo del Héroe”: nos creemos capaces de doblar, triplicar y hasta cuadriplicar el tiempo haciendo 200 tareas en media hora. Esto, además de ser irreal, conlleva una problemática mucho más grave: nos desmotiva terriblemente.

Truco: Determina el tiempo estimado (TE) que consideras que te va a llevar hacer una tarea. Dóblalo (2xTE). Añádele un 25% (1.25x2TE) y obtén una aproximación más realista del tiempo que vas a necesitar.

Con el tiempo irás afinando más en la estimación realista del tiempo que necesitas para cada tarea pero siempre recuerda algo: es preferible planificar menos tareas y acabar las jornadas con todas ellas terminadas que ir acumulando día tras día tareas sin terminar.

A trabajar.

Una vez tengas el plan definido no te queda otra cosa que ponerte. Ya no hay que pensar en qué toca hacer. Elimina los distractores externos y ponte manos a la obra.

 

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